Privacybeleid Lochems Mannenkoor

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

Dit privacy-beleid is gebaseerd op het door de KNZV verstrekte model en op de adviezen van de functionaris persoonsgegevens-bescherming van de gemeente Lochem.

1.  Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens van (oud-)leden, dirigent en pianist (hierna te noemen ledenbestand) is het naar behoren laten  functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en “lief & leed”, het bijhouden van statistieken en voor onderlinge communicatie tussen de leden.

2.  De persoonsgegevens van de oud-leden worden uitsluitend bewaard met als doel om hen de nieuwsbrieven te kunnen toesturen en zijn niet zichtbaar op de website.

3.  Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

4.  De volgende persoonsgegevens van (oud-)leden, dirigent en pianist(en) zijn in een bestand opgenomen en daar is een overzicht van:

• Naam (initialen, voornaam, achternaam)
• Adres, postcode, woonplaats
• Telefoonnummer(s)
• Emailadres
• Geboortedatum
• Ingangsdatum lidmaatschap
• Pasfoto
• Stemgroep

5.  In de emailberichten van het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC opgenomen.

6. Op het openbare deel van de website staan de leden per stemgroep vermeld + de dirigent en de pianist(en). Daar worden vermeld:

• Naam (initialen, voornaam, achternaam)
• Pasfoto

7.  Op een besloten gedeelte van de website van de vereniging, dat met een wachtwoord beveiligd is, staat een ledenlijst met daarin de volgende informatie:

• Naam (initialen, voornaam, achternaam)
• Adres, postcode, woonplaats
• Telefoonnummer(s)
• Emailadres (leden kunnen overigens weigeren dat hun emailadres in het overzicht op het besloten deel van de website wordt getoond)
• Geboortedatum
• Ingangsdatum lidmaatschap
• Pasfoto
• Stemgroep

8.  Het bestuur heeft de bevoegdheid om de toegang tot en het beheer van het gebruik  van de gegevens te autoriseren. In beginsel hebben alleen de secretaris, de penningmeester en de webmaster toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.

9.  Na plaatsing van een geactualiseerde versie wordt aan de leden gevraagd de juistheid te controleren.

10. Op de website zijn ook foto’s geplaatst van leden en of hun partners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienste van een (foto)verslag van bedoelde evenementen.

11. Voor het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken verwijzen we naar hetgeen beschreven staat aan het einde van dit artikel onder het kopje "Uw Privacy".

12. Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens aan derden t.b.v. commerciële doeleinden.

13. Het bestuur heeft een overeenkomst met Korenonline, een project van Gert Uphoff t.b.v. het technisch onderhoud van de website. Korenonline heeft een eigen privacy-beleid dat staat omschreven op de website korenonline.nl.

14. In de bevestigingsbrief op de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over hoe de persoonsgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worden verstrekt. Aan aspirant-leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennis gekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij uitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken.

15. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten” van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de secretaris van het koor (secretarislochemsmannenkoor@gmail.com).

16. De persoonsgegevens worden bewaard op de computers van de secretaris en op de server van de website.

17. Van het gegevensbestand wordt automatisch een back-up gemaakt op de server van de website. Van het gegevensbestand op de computer van de secretaris wordt een back-up gemaakt op een losse harddisk.

18. Het document op de computer van de secretaris is beveiligd met een wachtwoord. De Pc en of laptop is adequaat beschermd door betaalde virus- en of malware programma’s.

19. De secretaris is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het uitvoeren van de persoonsgegevens-bescherming binnen de organisatie.

20. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.

21. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris, zodra hij is geïnformeerd, de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte stellen van het datalek

22. Wij wijzen u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Vastgesteld te Lochem in de bestuursvergadering van 14 juni 2018